第一、要明确需要做些什么工作？
　　会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
　　第二、清楚谁来筹划会议？从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
　　会议筹划者的职责。作为筹划者要负责去做各种各样的工作，应注意：善于与人共事；善于注意小节；善于解决问题；善于与人协商；能够管理会议财务事宜；能够安排恰倒好处的菜单；能妥善接待贵宾和外国客人；熟知各种礼仪；行事果断、执着。
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